Три даты, которые живут по разным календарям
Путаница возникает не из-за ошибки в документах, а из-за того, что в учете сходятся три разные даты. Они почти никогда не совпадают, и это нормальная работа биллинга.
| Что это | Чем задается | Пример |
|---|---|---|
| Платеж | Когда вы пополнили баланс, по вашей инициативе, в любой день | 28.07, 25.08, 25.09 |
| Расчетный период | 30 дней с первого списания за услугу, а не с платежа | 12.08 по 11.09 |
| Дата акта | 1-е число месяца, следующего за месяцем, в котором период завершился | 01.10 |
Отсюда ответ на самый частый вопрос: платеж 28 июля был пополнением баланса, а не началом периода. Период начался в момент первого списания за услугу, 12 августа, закончился 11 сентября, и акт за него пришел 1 октября.
Пополнение баланса не открывает период
Деньги сначала попадают на баланс лицевого счета. Пополнять его можно когда удобно и на любую сумму: баланс не привязан ни к одной услуге и сам по себе период не открывает.
Период начинается, когда с баланса впервые списывается плата за конкретную услугу. Пополнили 28 июля, а сервер заказали 12 августа, значит до 12 августа деньги просто лежали на счете.
Практический вывод: сверять платежи с периодами напрямую бессмысленно. Сверять надо списания с периодами, а платежи с балансом. В кабинете это две разные строки истории.
Период плавающий: 30 дней, а не календарный месяц
Расчетный период равен 30 календарным дням и считается от даты списания. Это не календарный месяц, поэтому даты списаний каждый раз немного смещаются.
Если первое списание прошло 12 августа:
| Период | Границы в акте | Дата списания | Когда придет акт |
|---|---|---|---|
| Первый | с 12.08 по 11.09 | 12.08 | 01.10 |
| Второй | с 11.09 по 11.10 | 11.09 | 01.11 |
| Третий | с 11.10 по 10.11 | 11.10 | 01.12 |
В акте границы указаны датой следующего списания: оплаченный интервал заканчивается в тот момент, когда списывается плата за следующий. Поэтому дата конца периода и дата очередного списания совпадают, и двойной оплаты за этот день нет.
Акт выставляется 1-го числа, по завершенным периодам
Закрывающие документы формируются 1-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором расчетный период завершился. Период с 12 августа по 11 сентября закончился в сентябре, значит акт по нему выставляется 1 октября.
Из этого следуют две вещи, которые стоит учесть в учете:
- акт всегда приходит после периода, а не вместе со списанием: в начале октября вы получаете документ за услугу, оплаченную в августе;
- в отдельные месяцы акта может не быть вовсе, а в другие их будет два. Период в 30 дней короче большинства календарных месяцев и смещается назад примерно на пять дней в год. Поэтому иногда два периода завершаются в одном календарном месяце, и 1-го числа приходят два акта, по каждому завершенному периоду.
Если в вашем учете число актов за год не совпало с числом списаний, причина обычно именно в этом: за год проходит чуть больше двенадцати тридцатидневных периодов. Итоговые суммы при этом сходятся, расходятся только привязки к месяцам.
У каждой услуги свой отсчет
Если сервер заказан 12 августа, а второй сервер или дополнительный диск 3 сентября, у каждой услуги свой тридцатидневный период со своей датой списания. Они не выравниваются между собой и не подгоняются под календарь.
На документы это влияет так: 1-го числа выставляются акты по всем периодам, завершившимся в прошедшем месяце. Поэтому в одном месяце документов может быть больше, чем услуг, а в другом меньше, при неизменном ежемесячном расходе.
Если не сходится: акт сверки
Правила выше объясняют, откуда взялись даты, но сверять по ним вручную долго. Когда нужно свести все с начала сотрудничества, есть документ, который делает это за один раз: акт сверки взаимных расчетов. В нем одной таблицей видно все пополнения, все списания по периодам, выставленные акты и остаток на балансе.
Запросить его можно в поддержке, указав период или попросив сверку с начала сотрудничества. Если расхождение действительно есть, в этой таблице оно видно сразу, и дальше разбирается по конкретной строке, а не по датам платежей.
К обращению полезно приложить даты и суммы ваших платежей, как они проходят у вас в учете: тогда сверка сразу идет по вашим цифрам.
Коротко
Расчетный период это 30 дней с даты первого списания за услугу, а не с даты платежа: пополнение баланса период не открывает. Акт выставляется 1-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором период завершился, поэтому документ всегда приходит позже самой услуги, а у каждой услуги свой отсчет. Если даты в учете не сходятся, самый короткий путь это запросить акт сверки.